Не возлагавший больших надежд на инструмент, названный изначально OpenGoo, Маянк Шарма был приятно удивлен.
Feng Office является частью совместного ПО, разработанного для улучшения эффективности работы группы людей и предоставляет комбинацию функций организации документооборота и управления задачами и взаимоотношениями с клиентами (CRM), плюс несколько совместных элементов: электронная почта, календарь, события, заметки, контакты, документы и задачи.
Построенный с помощью свободных и бесплатных инструментов, Community Editor (см. далее) данного ПО доступен для бесплатной загрузки. Его можно установить на свой web-сервер или сделать визу в Шенген как любое другое web-приложение LAMP. Инсталлятор на базе web в четыре шага проверяет разрешения на запись в определенных папках, соединяется с базой данных MySQL, потом создает таблицы и завершается, спросив разрешение на создание учетной записи администратора.
Панель инструментов Feng Office, называемая Overview, вкратце отображает всю необходимую информацию по системе: незавершенные задачи, последние обсуждения по электронной почте и действия согласно календарю. Работает Feng Office по принципу Workplaces [рабочих пространств], т.е. автономный экземпляр для конкретного клиента, проекта или отдела, где по умолчанию установлены модули Почта [Mail], Документы [Documents], Заметки [Notes] и Задачи [Tasks]. Другие функции активируются в настройках администратора. Во вкладке Задачи определяются и назначаются задания, их временные рамки и продолжительность. Задачи могут быть назначены клиентам и участникам Workspace. Также можно пользоваться Контрольной точкой [Milestone] из административного меню, дающей пользователям знать, когда этап заданий выполнен. Через Заметки пользователи могут обмениваться информацией между собой, взамен форума, блога или списка рассылки, при поддержке комментариев.
Точная настройка
Во вкладке отчетов Feng Office можно создавать отчеты по любым типам объектов. При помощи модуля Время можно задать временной интервал, и генерировать отчеты по времени, отображающие итоговое время для перечня заданий. Также можно получить отчет за любой временной промежуток и для любого пользователя.
Путем создания категории биллинга можно выставить время, которое каждый пользователь тратит на определенное задание, устанавливая биллинговую норму и присваивая ее пользователю. Странно, что американский доллар — базовая валюта системы, и нет возможности ее изменить. Еще ограничение: каждый пользователь может иметь только почасовой тариф.
В Feng Office есть организация документооборота и функция редактирования. Раз документ может редактироваться многими пользователями, есть способ проверить, открытии документ кем-то еще, т.е. нескольким пользователям одновременно редактировать не получится. И хотя можно отслеживать историю редактирования документа, сама эта возможность реализована не очень хорошо. Она показывает изменения документа с привязкой по времени, но вместо того, чтобы показывать каждую правку, выводится только финальная версия. Для переключения на раннюю версию документа, нужно его загрузить, щелкнуть по ссылке Обновить файл [Update file] и скачать загруженную версию.
Еще одна интересная особенность Feng Office — создание шаблонов. Во многих организациях есть несколько рутинных этапов, иногда выполняемых регулярно — например, когда заводят нового клиента. Вместо того, чтобы создавать все задачи по новой, проще употребить шаблон.
Если вы не используете совместное ПО, то может показаться, что Feng Office — не вариант. Но благодаря подробной документации, вики и форумам вы оцените его многоликую природу и удобство в управлении группами и задачами.